Utiliser Essuivi, de la fiche client au paiement

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Navigation générale

Toute l’application s’organise autour d’un menu latéral, regroupé par domaine, et d’une barre supérieure.

Le menu latéral

Les menus affichés dépendent de votre forfait et de vos droits : un module absent du menu n’est pas activé pour vous.

La barre supérieure

• ☰ replie ou déplie le menu latéral.
• L’icône soleil/lune bascule entre thème clair et sombre.
• Français change la langue de l’interface (français, anglais, espagnol).
• Utilisateur ouvre votre compte ; Déconnexion ferme la session.

Les listes

Toutes les listes fonctionnent de la même façon : une recherche, un filtre de statut, des colonnes filtrables (icône entonnoir), la pagination Précédent / Suivant et, le plus souvent, un bouton Exporter CSV.

Clients & prospects

La fiche client centralise les coordonnées, adresses, informations société et conditions financières. Elle est reprise automatiquement sur les devis, commandes et factures.

Créer un client

1. Cliquez sur Nouveau client en haut à droite.

   

2. Remplissez les Informations générales : Nom * et Type de client (particulier ou société).

3. Ajoutez les Téléphones et Emails avec Ajouter ; un libellé (ex. « portable ») peut accompagner chaque numéro.

4. Saisissez l’Adresse de livraison. La case « Adresse de facturation identique à l’adresse de livraison » évite de la ressaisir.

5. Pour une société : Enregistrement société (TVA intracommunautaire, SIRET, code APE) et Contacts (nom complet, fonction).

6. Facultatif : Partie financière (compte comptable, banque, RIB/IBAN, règlement), Remise sur les achats, Source et Note client.

7. Cliquez sur Créer.

Retrouver, modifier, supprimer

• La recherche globale porte sur le nom, le téléphone, l’e-mail et l’adresse.
• L’onglet Pipeline montre où en sont les devis, client par client.
• Un client supprimé va dans la Corbeille, d’où il peut être restauré.

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Produits & caractéristiques

Le catalogue contient les produits et services vendus ou achetés : articles en stock, matières premières, prestations. Chaque produit a une catégorie, des caractéristiques (couleur, puissance…), un prix et, s’il est géré en stock, des quantités.

Créer un produit

1. Cliquez sur Nouveau produit.

   

2. Déposez une photo (facultatif), saisissez la Désignation, la Référence et la Description, puis choisissez la Catégorie (ou créez-la avec « Nouvelle catégorie »).

3. Cliquez sur Créer : la fiche du produit s’ouvre.

Configurer la fiche produit

La fiche se compose de sections, accessibles par les onglets numérotés en haut à droite. Les modifications ne sont enregistrées qu’avec le bouton Enregistrer de l’en-tête ; un badge « Modifications non enregistrées » le rappelle.

1. Caractéristiques : catégorie, marque, type (produit ou service) et unité ; puis les caractéristiques du produit avec + Ajouter une caractéristique et leur valeur. Plus bas, la partie Variations crée des variantes.

   

2. Tarification : prix de vente HT et TVA, ou calcul depuis le prix d’achat avec une marge, ou grille tarifaire.

   

3. Achat & Stock : mode d’approvisionnement, prix d’achat, stock par emplacement et seuil d’alerte.

   

4. Cliquez sur Enregistrer.

Créer des variations (couleurs, tailles…)

1. Dans Caractéristiques › Variations, cliquez sur + Caractéristique de variation et choisissez la caractéristique (ex. Couleur).

2. Cochez les valeurs à combiner. L’aperçu indique le nombre de variantes possibles.

3. Cliquez sur Générer N variantes, puis ajustez la référence et le prix de chacune dans le tableau.

Autres actions

• Déplacer vers la corbeille (en-tête de la fiche). Un parent emporte ses variantes ; une variante déjà utilisée dans un document est archivée au lieu d’être supprimée.
• Transformer en produit sur mesure : le produit n’est plus géré en stock et passe dans les produits sur mesure.
• Les Catégories se gèrent dans leur propre écran :

  

Erreurs et solutions

Produits sur mesure & simulateur

Un produit sur mesure est fabriqué à la demande. Il n’a ni catégorie ni stock : son prix est calculé par un simulateur à partir des dimensions et des options choisies. C’est ce simulateur qu’on utilise pour chiffrer une ligne de devis et qui alimente l’ordre de fabrication.

Créer un produit sur mesure

1. Cliquez sur Nouveau produit sur mesure, saisissez le nom, la référence et la description, puis Créer et configurer.

   

2. La fiche s’ouvre avec un simulateur prérempli (Largeur, Hauteur, étape Couleur). Configurez ses sections dans l’ordre :

   

   Section	Rôle
   Dimensions	Les cotes que le client saisit (largeur, hauteur…).
   Étapes	Les choix proposés au client, dans l’ordre (glisser-déposer pour réordonner).
   Tarification	Les règles de prix appliquées à tout le simulateur.
   Fabrication	Les mesures calculées pour l’atelier.
   Matières	Les matières du stock consommées par une fabrication.
   Aperçu	Tester le simulateur tel que le verra le client.

3. Dans Étapes, ajoutez chaque choix (ex. Manœuvre : manuelle / motorisée) et ses valeurs, avec leur effet sur le prix.

   

4. Vérifiez le calcul dans Aperçu, puis Enregistrer.

   

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Nomenclatures

La nomenclature décrit comment un produit fabriqué se construit : ses dimensions, ses options, les formules de calcul et les matières premières (produits du stock) qu’il consomme. C’est elle qui permet à Essuivi de calculer le besoin matière de chaque ordre de fabrication et de le réserver dans le stock.

Devis

Le devis chiffre une demande client. Une fois accepté, il devient la commande, avec la même référence et sans ressaisie.

Créer un devis

1. Cliquez sur Nouveau devis.

   

2. Client : choisissez le Client *. Le nom, l’e-mail, le téléphone et l’adresse se remplissent seuls et restent modifiables pour ce devis.

3. Détails du devis : titre, référence client, motif, date de validité (Valide jusqu’au) et note.

4. Lignes : cliquez sur Ajouter une ligne, puis :

   • un produit du catalogue : cherchez-le par sa référence ou son nom ; le prix se reprend seul ;
   • un produit sur mesure : renseignez ses dimensions et options, puis Valider la configuration ; le prix est calculé par le simulateur ;
   • une saisie manuelle : description libre et prix.

   Pour chaque ligne, ajustez la Qté, le PU HT et la Remise %. Les totaux HT et TTC se recalculent.

5. Enregistrez avec Enregistrer comme brouillon (sans numéro), ou Créer le devis (numéro attribué, statut Créé).

Envoyer, faire accepter, transformer

1. PDF affiche le devis à la mise en page de votre entreprise.

2. Envoyer ouvre l’e-mail : destinataire, sujet, message. Le PDF est joint automatiquement, et d’autres fichiers peuvent être ajoutés (10 Mo maximum chacun). Le devis passe à Envoyé.

3. Le client accepte de deux façons :

   • En ligne, via le lien du devis, en signant : le devis devient automatiquement une commande au statut Créée.
   • Par téléphone ou e-mail : ouvrez le devis, Marquer comme › Accepté, puis Transformer en commande.

   

4. Refus : Marquer comme › Refusé. La raison du refus est obligatoire.

5. Acompte : sur un devis accepté, Transformer en facture propose une Facture normale ou un Acompte (montant fixe ou pourcentage du total).

   

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Commandes : validation & suivi

La commande est l’engagement ferme du client. Elle naît d’un devis accepté, ou se crée directement. Son statut avance avec la fabrication puis la livraison.

Créer une commande sans devis

1. Cliquez sur Nouvelle commande.

   

2. Choisissez le client, complétez les détails (titre, référence client, motif, Date souhaitée, note) et ajoutez les lignes comme pour un devis.

3. Enregistrer brouillon (sans numéro, rien n’est réservé), ou Créer (numéro attribué, statut Créée, stock des articles standard réservé).

Faire avancer une commande

• Commande avec produits fabriqués : un ordre de fabrication est créé pour chaque ligne fabriquée. Le statut de la commande suit ensuite l’avancement des OF :

  Les OF en sont à…	La commande passe à…
  créé, en attente d’achat, achat reçu, réservé	Créée
  planifié	Programmée
  en fabrication	En cours de fabrication
  contrôle qualité	En contrôle
  terminé	Terminée
  livré	Livrée

• Commande d’articles standard uniquement : le statut s’avance à la main avec Marquer comme.
• Modifier : possible en brouillon, « Créée » ou « Programmée », puis Mettre à jour. Une ligne liée à un OF ne se modifie que tant que cet OF est planifié, et ne peut pas être supprimée.
• Annuler : Annuler la commande, possible tant qu’aucun OF n’a démarré. Les OF sont annulés et le stock réservé est libéré. Le devis lié passe aussi à « Annulé ». C’est définitif.
• Livrer : Marquer comme › Livrée, en précisant le mode (retrait client ou livreur). Voir Livraisons.

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Ordres de fabrication

Un ordre de fabrication (OF) correspond à la fabrication d’un produit pour une commande, ou d’un chantier sans commande. Il porte la configuration (dimensions, options), le besoin en matières, le planning, le technicien et le contrôle qualité.

Obtenir un OF

• Depuis une commande : chaque ligne de produit fabriqué donne son OF, relié à la commande.
• Sans commande : Créer un ordre de fabrication. Renseignez Client, N° de devis, réf. chantier et téléphone, puis recherchez le produit fabriqué, ses options et un ou plusieurs repères (dimensions et quantité). Un OF est créé par repère.

  

Suivre un OF étape par étape

1. Ouvrez l’OF depuis la liste. L’en-tête montre le statut, la quantité, la date souhaitée, la date limite et le technicien. Viennent ensuite le client, la commande, le produit, la configuration et les matières.

   

2. En attente d’achat : des matières manquent. Commandez-les au fournisseur (voir Stock & achats). La réception du bon de commande complète automatiquement la réservation : l’OF passe à Achat reçu.

3. Planifier : voir Planification atelier. L’OF passe à Planifié.

4. Démarrer la fabrication : enregistre le début réel ; l’OF passe à En fabrication.

   

5. Terminer la fabrication : enregistre la fin réelle ; l’OF passe à Contrôle qualité.

6. Contrôle qualité : déclarez le résultat, avec des photos si besoin.

   • Conforme : le stock réservé est consommé et l’OF passe à Terminé.
   • Non conforme : retour en fabrication.

   

Bloquer, débloquer, annuler

• Bloquer : possible à tout stade non final, motif obligatoire. Débloquer remet l’OF à son statut d’avant ; l’historique des blocages est conservé.
• Annuler l’ordre : raison obligatoire. Le stock réservé est libéré.

Planification atelier

La planification attribue à chaque OF un créneau, une durée, un poste atelier et un technicien libre. Le planning et la charge atelier donnent la vue d’ensemble.

Planifier un OF

1. Sur la fiche de l’OF, cliquez sur Planifier (ou Modifier la planification s’il l’est déjà).

   

2. Saisissez la Durée estimée (heures) * (ex. 3,5) et la Date limite *, préremplie avec la date souhaitée de la commande. Le Poste atelier est facultatif.

3. Cliquez sur Rechercher les créneaux disponibles. Le calendrier affiche, semaine par semaine, les créneaux disponibles, occupés et indisponibles. Seuls les techniciens libres sur tout le créneau sont proposés.

4. Choisissez le créneau et le technicien, puis Confirmer la planification.

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Besoins matières & contrôle qualité

Besoins matières regroupe ce que les OF consomment : quantités nécessaires, réservées et manquantes, pour savoir quoi acheter. Contrôle qualité liste les OF dont la fabrication est terminée et qui attendent leur contrôle.

Stock & achats

Le stock se tient seul au fil des opérations. Vous agissez surtout sur les achats et les mouvements exceptionnels.

Acheter auprès d’un fournisseur

1. Le fournisseur existe dans Stock & Achats › Fournisseurs.

   

2. Ouvrez Bons de commande et créez le bon : fournisseur, lignes (produit, quantité, prix).

   

3. Faites-le avancer : Brouillon → Envoyée → Confirmée.

4. À l’arrivée de la marchandise, réceptionnez les quantités reçues. Une réception incomplète met le bon en Reçue partielle, une réception complète en Reçue. La commande client liée affiche alors « Achat reçu ».

Livraisons

Le bon de livraison (BL) est créé automatiquement dès que la commande passe à « Livrée », une seule fois par commande. Il n’y a pas de création manuelle.

1. Commande d’articles standard : Marquer comme › Livrée, avec le mode (retrait client ou livreur, et son nom). Commande fabriquée : elle devient « Livrée » quand son dernier OF est livré.

2. Le BL (numéro BLAA0000) apparaît dans la liste des livraisons, avec le client, la commande et la date. Son PDF s’imprime depuis la commande ou la fiche de l’OF (Bon de livraison).

   

Facturation

La facture se crée depuis un devis accepté (acompte) ou une commande livrée (facture finale), ou à la main. Un document peut porter plusieurs factures : acomptes puis solde.

Créer la facture d’une commande

1. Ouvrez le devis accepté ou la commande livrée, puis Transformer en facture.

2. Choisissez Facture normale ou Acompte (montant fixe, ou pourcentage du total avec le mode de paiement). Ajoutez une note si besoin.

3. Créer la facture (ou Créer l’acompte).

Créer une facture manuelle

1. Nouvelle facture : client, dates, lignes, TVA.

2. Enregistrer en brouillon, ou Créer la facture (numéro attribué, statut Non acquittée).

Après la création

• Envoyer par e-mail, PDF joint.
• Le statut suit les paiements validés (partiellement payée, puis acquittée). Marquer comme acquittée existe aussi pour un règlement hors application.
• Annuler la facture crée automatiquement un avoir d’annulation. Seul un brouillon se supprime.

Erreurs et solutions

Paiements & règlements

Un règlement regroupe les documents à encaisser d’un client (ou à payer à un fournisseur). Le paiement est le virement, chèque ou espèces réellement reçu. Quand un paiement est validé, les factures concernées se mettent à jour.

1. Créez un règlement : sens (encaissement ou décaissement), tiers, période, puis cochez les documents ouverts à régler.

2. Envoyez-le au client si besoin (e-mail, PDF joint).

3. À réception du chèque ou du virement, ajoutez le paiement au règlement (montant, mode, date), puis Valider.

Notifications & automatisations

Une automatisation réagit à un événement réel (ex. « Devis accepté ») ou à une date (rappel). Elle peut envoyer une notification dans l’application, un e-mail ou un webhook, à des utilisateurs, à des rôles ou à la personne liée au document.

1. Cliquez sur Nouvelle configuration.

   

2. Choisissez le module et le déclencheur : un événement, ou un rappel calculé depuis une date (ex. devis encore « Envoyé » depuis N jours).

3. Ajoutez des conditions si besoin (ex. montant TTC supérieur à un seuil), les destinataires et les actions (notification, e-mail, webhook). Les modèles acceptent des variables comme {{document.reference}} ou {{client.nom}}.

4. Enregistrez, puis testez avec l’action de test. Un interrupteur active ou désactive chaque configuration.

Utilisateurs & permissions

L’administrateur crée les comptes et leur attribue un rôle. Un utilisateur ne voit que les modules compris à la fois dans le forfait de l’entreprise et dans les droits de son rôle. Une page à laquelle il n’a pas accès affiche un message d’accès refusé.

Paramètres, PDF & import

Paramètres généraux et infos de la société

Coordonnées de l’entreprise, logo, taux de TVA, conditions de paiement et CGV : ces informations alimentent l’en-tête et le pied de tous vos PDF.

Modèles PDF

Pour chaque type de document (devis, commande, bon de livraison, facture, OF, bon de commande fournisseur), choisissez un thème et ajustez couleurs, logo, champs affichés et pied de page. L’aperçu réel se met à jour en direct. Rien n’est enregistré avant de cliquer sur Enregistrer.

Import de données

1. Ouvrez Import de données, choisissez clients, produits ou factures, et téléchargez le modèle Excel si besoin.

   

2. Déposez votre fichier (Excel, OpenDocument ou CSV, 15 Mo maximum). Vérifiez la ligne d’en-tête et l’aperçu.

3. Associez chaque colonne à un champ. Les correspondances évidentes sont déjà proposées et retenues pour les prochains imports.

4. Lancez la vérification : chaque ligne est marquée à créer, à mettre à jour, ignorée ou en erreur, avec le message correspondant. Puis importez.

Du client au paiement

Le parcours réel d’une commande fabriquée, module par module. Pour chaque étape : où aller, quoi faire, quel statut obtenir, l’effet sur les autres modules et l’étape suivante. Automatique signale ce qu’Essuivi fait seul, Manuel ce qui demande votre action.

1. 1Client
2. 2Devis
3. 3Acceptation
4. 4Commande
5. 5Ordre de fabrication
6. 6Achats
7. 7Planification
8. 8Fabrication & contrôle
9. 9Livraison
10. 10Facturation
11. 11Paiement